Suptilnosti poslovne komunikacije putem telefona

Umjetnost poslovne komunikacije važan je aspekt pregovaranja i mnogo godina ne gubi svoju važnost. Intenzitet poslovnih komunikacija putem telefona se povećava iz godine u godinu. I s razvojem mobilnih komunikacija postaje jedan od glavnih načina komuniciranja. Da bi se vještine telefonskih razgovora, važno je znati suptilnosti i pravila za poslovnu komunikaciju.

Osobine

Telefon u suvremenom svijetu igra važnu ulogu, jer uz njegovu pomoć održavaju se naša komunikacija s rodbinom, prijateljima, kolegama, vodstvom i poslovnim pratiocima.

Dakle, tijekom razgovora s određenim krugom ljudi, osoba primjenjuje odgovarajući način komuniciranja i, na primjer, nikada neće provesti dijalog sa svojim šefom, kao bliski prijatelj. Ova situacija koristi više službene vrste komunikacije.

Business Etiquette također bi trebali uživati ​​zaposlenicima koji provode sociološke ankete stanovništva, uzimaju pozive od kupaca ili pregovaranje na telefonu. Često, precizno uspješni telefonski razgovori postaju ključ dobrih poslovnih odnosa. Čak i imidž tvrtke može u potpunosti ovisiti o sposobnostima radnika za provođenje kompetentnih dijaloga putem telefona.

Privremeni poslovni razgovorni propisi za informativni razgovor, u pravilu, je jedna minuta. Ako je cilj poziva riješiti problem, vremenski interval može se povećati na tri minute.

Trenutno, većina poziva obavlja se mobilnim uređajima. Koristeći ovaj komunikacijski alat potrebno je uskladiti s nekim pravilima.

• Uvijek isključite telefon ili ga stavite u vibracijski način na poslovni sastanak s klijentom, u kinu, na seminaru.
• Mobilni uređaj osjetljiv na zvuk od fiksnog telefona. Stoga, u situaciji u kojoj, biti na javnom mjestu, potrebno je provesti osobni razgovor bez vanjskog smetnji, možete jednostavno govoriti tiho, a sugovornik će vas sigurno čuti.

• Nemojte staviti previše glasan poziv na telefon. On može uplašiti.
• Pokušajte kratko razgovarati. U prisutnosti trećih strana, razgovor ne bi trebao trajati duže od 30 sekundi, inače postoji rizik gledajući neznanje pred osobe. U slučaju da postoje dobri razlozi za telefonski razgovor, na primjer, relativnu bolest ili veliki posao, trebala bi biti obaviještena o situaciji.
• Izbjegavajte telefonske razgovore tijekom poslovnog ručka. Ako postoji oštra potreba za odgovor na poziv, onda biste trebali izaći zbog stola i razgovarati u manje prepuno mjesto.

Etiketa

Etički standardi u komunikaciji putem telefona važni su za učinkovito djelo Društva. Kultura telefonskih razgovora je posebna vrsta poslovne komunikacije. Poznavanje pravila etikete pomoći će ojačati poslovne veze i povećati profitabilnost organizacije.

• Potrebno je pozdraviti osobu s kojom ima telefonski razgovor. Najpogodnije za to su fraze povezane s vremenom dana (“dobro jutro”, “dobro poslijepodne” ili “dobra večer”).
• Tijekom telefonskog telefonskog razgovora važno je pratiti vlastitu intonaciju. Dakle, da ne gurnemo sugovornika, morate govoriti pristojno i mirno, izbjegavajući nepotrebne emocije.

• Nakon pozdravljanja preporuča se predstaviti i nazvati svoje ime, položaj i organizaciju.
• Ako nazovete osobu, uvijek biste trebali razjasniti da li je prikladan za razgovor u ovom trenutku.
• Prema standardima etičkih standarda, uzeti cijev nakon drugog ili trećeg poziva.
• Tijekom razgovora, da ne bi trebali pušiti, jesti hranu ili piće.
• Ako tele pretplatnik je zainteresiran za neki drugi zaposlenik organizacije, tada se razgovor mora biti proslijeđen na njega ili uključuju funkciju očekivanjima.
• U situaciji u kojoj ste pogriješili broj, što je potrebno, bez pitanja dodatnih pitanja, ispričavam se na sugovornika i odmah reći zbogom.
• Nikad ne zvati rano ujutro, za vrijeme pauze za ručak, ili prije kraja radnog dana.
• Tajnik ili pomoćnik može učiniti ili odgovoriti na pozive umjesto glave.

• Nazovite osobni broj na partneru ili klijentu može biti pozvan samo da je on sam ti dao svoje kontakte. No, vikendom i praznicima takvi pozivi su zabranjeni.
• Postoje slučajevi da je razgovor prekinut zbog loše veze. U ovoj situaciji, onaj koji je nazvao prvo.
• Nemojte odgoditi razgovor. Dugi razgovor može gnjaviti sugovornika i uzrokovati ogorčenje. Ako je komunikacija odgođena, a cilj razgovora nije postignut, možete nazvati klijenta sljedećeg dana ili se dogovoriti o osobnom sastanku.
• Nakon završetka razgovora, preporuča se zahvaliti sugovorniku i pristojno reći zbogom njemu, pred-pitao je li imao pitanja. Ova jednostavna akcija učinit će razgovor i će se smanjiti na daljnju suradnju.

Kako se pripremiti?

Telefonski razgovor treba pažljivo pripremiti i obavljati niz specifičnih radnji. Razmotrite više glavnih točaka.

• Nazovite sugovornika samo nakon izrade jasan plan razgovora. Da biste isključili sekundarne pojedinosti, možete napraviti grafičke ili shematske skice.
• Zapišite važna pitanja koja će morati ne zaboraviti postaviti u pregovarački proces.
• Pripremiti dokumente koji mogu biti potrebni u komunikacijskom procesu (dopisivanje, izvješća, ugovori).

• Unaprijed saznati u sugovorniku, prikladan vremenski interval za pozivanje.
• Da biste popravili primljene informacije, pripremite bilježnicu ili dnevnik.
• Saznajte zajednički popis osoba koje će sudjelovati u razgovoru kako bi ih kontaktirali po imenu i patronimičkom.
• Prije biranja broja, pokušajte se podesiti na pozitivan način, onda je vaše emocionalno stanje nesumnjivo zbog mjesta sugovornika.
• Izrada telefonskog razgovora, uzeti u obzir sigurnost komunikacijskih alata u uredu, jer vrijedne informacije mogu ući u ruke natjecatelja.

Postoje i stavke koje treba eliminirati i nisu dopuštene u nadolazećem telefonskom razgovoru.

• Nema potrebe raspravljati o poslovnim pitanjima s nepoznatom ili slučajnom osobom. Bolje imenovajte osobni sastanak.
• Ne preporučuje se zahtijevati odluku osobe koja nema ovlasti ili smatra drugačije. Na telefonu može prihvatiti pristanak, iako će to biti protivnik ove odluke.
• Ne izrazite zahtjeve, ako ne postoji samopouzdanja da se sugovornik slaže s vama i želi pomoći.

Ne morate dugo šutjeti u slušalicu, inače pozivna osoba dobiva dojam da ga ne sluša.

Kako razgovarati?

Uloga telefona u poslovnom komunikacijskom zaljevu. Vrlo često ometa hitne slučajeve izvedene tijekom dana, ali u isto vrijeme ubrzava rješenje mnogih zadataka. Zato je potrebno asimilirati načela telefonskih razgovora koji doprinose njegovoj učinkovitijoj uporabi.

Vrlo je važno posjedovati tehniku ​​poslovne komunikacije zaposlenicima čije su specifičnosti u telefonskim pregovorima s potencijalnim kupcima. Mnoge tvrtke pokušavaju od prvih riječi kako bi uspostavili kontakt s pozivateljem kako bi to učinili pravim klijentom.

Prvi dojam tijekom telefonske komunikacije izravno ovisi o glasu glasa i kompetentnog govora, jer sugovornik u prvom trenutku predstavlja virtualnu sliku o tome tko razgovara.

Tvrtke se natječu koristeći različite načine privlačenja kupaca. Važna faza u promicanju usluga – prodaja putem telefona, a time i menadžeri moraju ispravno i taktično provoditi dijaloge s kupcima, inače profitabilni ugovori će ići na natjecatelje.

Savjeti i preporuke

Sljedeći savjet pomoći će vam da postignete uspjeh u poslovnoj komunikaciji putem telefona.

• Preporuča se upućivati ​​pozive osobi koja je imala bilo kakvu korisnu uslugu. Riječi zahvalnosti su vrlo važna za buduću suradnju.
• Uvijek osmijeh, trošenje razgovor. Vaš osmijeh i optimizam svakako će osjetiti pretplatnika.
• U procesu pregovora, pokušati predvidjeti tijek misli sugovornika.
• Nikad ne izgovori jedan abnormative ili kolokvijalni rječnik. To proturječi kulturu komunikacije.
• Koristite izrazi i pojmovi koji će biti razumljivo tele osobe.
• Nemojte pokrivati ​​telefon s strane, govori paralelno sa kim. Očituje nepoštivanje sugovornika.
• Objasni svoju poziciju pouzdano i točno, jer točnost je ljubaznost kraljeva.

Pažljivo slušanje pozivatelja, kako ne bi izgubili tijek misli. Ako vas da duple podatke, onda je sugovornik možda neće svidjeti, i vaš ugled će biti u opasnosti.

• Pregovaranje je važno da se brzo dovesti, odgovarajući postavljana pitanja bez odlaganja i zbunjujuće prijedloge. Pauza se može opravdati samo kada se specijalist angažira u potrazi za dokumentacijom potrebnom za pregovore. Ako je pauza povukla, tada osoba ima puno pravo prekinuti komunikaciju.
• U trenucima telefona, stvarne ili virtualne komunikacije potrebno je biti vrlo ljubazno. Krikovi i razgovor na povišenim bojama smatraju se povredom etike.
• Pravilno s sugovornikom ispravno, budući da je razgovor vješti razgovoru ne manje značajan od većine dijaloga. Možete omogućiti pratitelja prvom da objesite telefon. Dakle, završit ćete razgovor na prijateljski val.

Naravno, uspješno komunicirati na telefonu morate imati dobru raspravu. Da bi vaš govor bio izražajan, a glas je ugodan, upotrijebite lekcije iz sljedećeg videozapisa.