Vrste i glavne faze poslovne komunikacije

Poslovna komunikacija sastavni je dio života modernog društva. Svaki dan, ljudi koji imaju određeni status i oni koji zauzimaju jedno ili drugo mjesto pribjegavaju raznim vrstama svoje vrste i strogo primijetite samoglasnike i nezakonite pravila poslovnog etiketa. Ispravno izgrađena poslovna komunikacija vodit će čak i voditelj novaka za uspješno postignuće.

Osobine

Koncept poslovne komunikacije skriven je vrsta komunikacije, čija je svrha ne pregovarački proces i rješenje određenog zadatka ili postignuća određenog cilja, što je vezivo za sve sudionike razgovora i laži izvan samog komunikacijskog procesa.

Ova vrsta komunikacije razlikuje se od drugih vrsta do sljedećih okolnosti:

• Cilj, motivi ili aktivnosti trebaju biti zajednički svim sugovornicima+
• Sudionici pregovora su u ukupnom vremenskom intervalu: Poslovne komunikacije mogu se pojaviti u bilo kojoj organizaciji, grupi ili timu+
• Svi sudionici u tom procesu su međusobno povezani, društvene uloge su jasno raspoređene između njih i izgrađen je hijerarhija komunikacije+
• Komunikacija u ovom kontekstu ima strogu regulaciju da svi sudionici moraju slušati, bez obzira na status: norma ponašanja u radnom okruženju je poslovni etiketa.

Osnovna pravila poslovnog bontona pretpostaviti sljedeće:

• Poslovni sugovornici moraju u skladu s određenim stilom komunikacije, jasno i kratko formulirati svoje misli, daju teške argumente u korist svog gledišta i moći slušati i čuti sugovornika. To će pomoći produktivno voditi razgovor, ne oduzima više vremena na poslovnim ljudima.
• Uz takvu komunikaciju, sudionicima razgovora mora biti pristojan moguće. Poslovni susreti nastaviti neke koristi, tako da ponekad morate komunicirati s ne osobito ljubaznim.
• Slevance riječi i jednostavnih rečenica Sadržana u ovom stilu. Izražavajući složene pojmove i strane riječi, možete unijeti osobu da obmane ili vrijeđati ga uopće. S druge strane, to će spriječiti postizanje cilja.

Funkcije

Poslovna komunikacija nosi tri glavne funkcije koje imaju različite konačne ciljeve i načela ljudskog utjecaja:

• Informacije i komunikativna Funkcija uključuje prikupljanje i stvaranje određenih informacija od strane sudionika razgovora, kao i razmjenu akumuliranih znanja u pregovaračkom procesu.
• Regulatorna komunikacija Funkcija je usmjerena na ispravak ponašanja sudionika u komunikaciji. Tijekom korporativne komunikacije, predmet regulira ne samo svoj vlastiti model ponašanja, već i drugih sudionika u razgovoru. Za obavljanje ove funkcije, takve metode su prikladne: uvjerenje ili sugestija u okviru etiketa govora, ponašanje kopiranja.
• Učinkovito komunikativno Funkcija je izravno povezana s emocionalnim aspektima komuniciranja subjekata.

Bilo koja vrsta komunikacije ima ogroman utjecaj na psiho-emocionalno stanje osobe koja utječe na njegov stav prema svijetu.

Pogleda

Sve postojeće sorte poslovne komunikacije klasificiraju se u mnogim aspektima. Razmotriti najpopularnije među postojećim.

Ovisno o metodi razmjene informacija, razlikuje usmenu i pisanu poslovnu komunikaciju:

1. Na pisanim vrstama poslovne komunikacije uključuju sve vrste dokumenata. To može biti izvješće o certifikatu, objašnjenju, izvješća i protokoli sastanaka, poslovnih pisama, izjavu, interna povelja tvrtke, čin otpisa, naloga, naznaka u pisanom obliku, opis posla i još mnogo toga. Svaki službeni dokument s potpisima ili pečatom je poslovni subjekt.
2. Pregovori, sastanci, sastanci, poslovni razgovori, izvješća, planeri se mogu pripisati tumačenju poslovne komunikacije.

Prema metodi interakcije između sudionika postoje izravne i neizravne vrste poslovne komunikacije:

• Izravna komunikacija uključuje pregovaranje između partnera bez korištenja dodatnih sredstava, to jest, sugovornici su u istoj sobi i komuniciraju licem u lice.
• Neizravni kontakt se događa uz korištenje modernih komunikacija – telefon, e-mail, video komunikacije.
• Udaljena komunikacija omogućuje vam brzo rješavanje nekih problema između partnera iz različitih zemalja. Ali iskustvo pokazuje da su osobni razgovori najproduktivniji.

Druga klasifikacija uključuje podjelu vrsta poslovnih komunikacija u verbalnu i neverbalnu komunikaciju:

1. Verbalna komunikacija podrazumijeva interakciju između ljudi s ljudskim govorom. Uz pomoć jezičnih sustava i, ovisno o namjerama osobe, formiraju se govorni tekstovi. Mogu imati i pismeni i usmeni oblik.
2. Neverbalne interakcije između ljudi javlja bez korištenja govora. Sredstva za ovu komunikaciju je vanjska manifestacija osjećaja i emocija – jezik gesta, izraza lica, oči i pokretljivost tijela. Oni su ujedinjeni općim konceptom: Kinstik.

Oblici interakcije

Osim vrsta, dodijeliti oblike poslovne komunikacije, Oni su podijeljeni u monološki i dijaloški.

1. Prva skupina uključuje oblike komunikacije s jednim članom: izvješće, žalba, dobrodošlice, oglašavanje. U ovom slučaju, osoba djeluje kao govornik i podiže slušanje nekih informacija. Mora jasno razumjeti što kaže i može jasno navesti svoje misli.
2. Dijaloški oblici ukazuju na prisutnost dva ili više sudionika.

Pregovori su prikladan oblik komunikacije pri razmatranju najvažnijih pitanja i su:

• Vertikalno – s većim šefovima+
• Horizontalna – unutar organizacije+
• Neovlašteno – to jest, neplanirano, provedeno ekskutarne+
• Na najvišoj razini – postoje samo osobe u statusu menadžera zainteresiranih tvrtki+
• Napredna tablica – sastanak radnih skupina ili posebno određenih povjerenstava.

Razgovor između ostalih oblika ima najviše neformalni, pojednostavljeni lik Interakcija u radnom okruženju. Ovaj obrazac uključuje bilo kakav kontakt na poslu, koji je dizajniran za rješavanje problema. Ne svatko ima dar u pravom trenutku za početak opuštenog razgovora s šefovima i taktično kako bi riješio pitanja od interesa.

Rasprava ili spor – put do rješavanja zadatka kroz usporedbu različitih, često suprotnih gledišta. Rezultat produktivne rasprave je usvajanje jedne odluke o uzajamnom suglasnosti stranaka nakon naizmjenično slušati sve pozitivne i negativne točke. Ovaj oblik komunikacije ima najzabavniju emocionalnu boju, ali u poslovnim krugovima uobičajeno je slijediti neka pravila. Protivnici ne bi trebali dugo razgovarati, prekinuti jedni druge.

Ključ uspjeha je uzajamno poštovanje i odani mišljenju drugih.

Faza

Proces poslovnog razgovora s početka za postizanje cilja je izrađen da se podijeli u određene faze ili faze.

Razmotrite svaki od njih detaljnije.

• Priprema za imenovani sastanak. U ovoj fazi vrlo je važno opisati plan nadolazećeg razgovora, jasno označiti krug zadataka potrebnih za sebe. Vrijedno je donijeti reference o izvoru, na temelju onoga što odabrati taktiku razgovora i potrebnih argumenata. Uostalom, o tome koliko će biti važan sastanak, njegov će rezultat ovisiti.
• Oznaka mjesta i privremenog intervala Za pregovore. Definicija ovog parametra ovisi o ulozi interlokutora. Tipično, koordinate pregovora daju viši izvor. Ako je sastanak jednak, tada se sudionici mogu složiti.

• Instalacija i kontaktirajte uspostavu S sugovornikom. Ova faza je u njegovoj funkcionalnoj svrsi i početak pregovora. Često, prvi izgled ili riječ sugovornika savija podsvjesnog odnosa prema njemu i utječu na želju za nastavkom razgovora. Tijekom uspostave kontakta, važno je da je sugovorniku postavi što je brže moguće i dovršite fazu instaliranja psihološkog kontakta – trenutak kada su svi sudionici u komunikaciji spremni za prelazak na bit.
• Oznaka problema i razmjena informacija. U ovoj fazi, važno je izraziti sva vaša pitanja, odrediti fokus razgovora, dati opće razumijevanje problema.
• Argumenti u korist predloženog rješenja. Faza argumenta je usko povezana s prethodnom fazom i glatko slijedi iz njega. Tijekom tog razdoblja vrlo je važno napomenuti sve pozitivne strane vaše vizije dopuštenja tog pitanja, primijeniti vještine progona, pogotovo ako sugovornik pridržava na drugu gledište.
• Protuoplanstvo. U ovoj fazi, tu je slušanje suprotnih aranžmana, koji se ne mogu uvijek dogovoriti. Važno je pažljivo i mirno slušati sugovornika, razumjeti suštinu njegovog položaja. Potporna pitanja pomoći će u razumijevanju jesu li prigovori povezani s nepovoljnom položaju dostavljenih informacija.
• Tražiti kompromis u rješavanju zadatka. U procesu naizmjenično nominacije argumenata i prijedloga i rješenje se nalazi, koja će organizirati sve strane pregovora.
• Odlučivanje. Ova faza označava suglasnost svih stranaka s jednim položajem, dolazi u zajednički nazivnik.

• Učvršćivanje rezultata. Svi poslovni sastanci popunjavaju se potpisivanjem pisane potvrde zajedničke odluke. Ugovor je odraz činjenice da sastanak ima konačan prihvatljiv rezultat za sve.
• Završetak kontakta. Nakon rasprave o važnim pitanjima, morate biti u stanju pravilno djelovati s sugovornicima, možda je moguće napustiti posjetnicu ili zatražiti kontakt podatke od partnera.
• Analiza dobiveni rezultati. Ova faza je konačna. Ona je osmišljena kako bi pokazala kako je odluka bila točna i profitabilna za sudionike razgovora.

Na temelju takve analize, poslovni partneri odlučuju o daljnjoj suradnji ili prestanku kontakata.

Savjeti i preporuke

Jamstvo uspješnog poslovnog upravljanja – pravilno izgrađena poslovna komunikacija sa svojim klijentima i partnerima. Da biste to postigli, trebate uzeti u obzir neke nijanse.

• Uvijek je potrebno zadržati situaciju pod kontrolom. Manifestacija emocija i osjećaja neprikladnih u poslovnom okruženju. Osjećaj straha i nesigurnosti može spriječiti donošenje odluka i osjećaj sažaljenja potpisati nepovoljan ugovor uzrokovan manipulacijom sugovornika. Neprihvatljivo manifestacija inkontinencije i agresije tijekom dijaloške vrste komunikacije – kao što je rasprava. S neuravnoteženim i uvijek sumnjajućim partnerom, jedva se želi baviti.
• Sposobnost predviđanja želja klijenta – Još jedna važna komponenta uspješnog poslovanja, jer u svakom poslu, sve aktivnosti poduzeća su usmjerene na zadovoljavanje potreba klijenta. Pozornost i ljubaznost, usluga u najvišoj kategoriji učinit će da se klijent ponovno vrati.
• Planiranje i sposobnost razlikovanja glavnog iz sekundarnog. U bilo kojem pregovoru, važno je kratko i jasno izraziti, bez produbljivanja pojedinosti drugog plana. Tipično, poslovni ljudi su ograničeni, tako da ne pripremaju duge monologe za važne sastanke.
• Poslovni odnosi ne smiju se presjeći s osobnim. Čak i ako osoba ne želi ne voljeti, to ne znači da ne može biti korisno u poslovanju. Manifestacija dobronamjernog i povoljnog odnosa, iskreno zanimanje za argumente sugovornika omogućit će produktivno da se sastane.
• Iskrenost i transparentnost namjera. Tijekom pregovora trebate se iskreno ponašati, potvrđujući vaše riječi s činjenicama i statistikama. Uostalom, bilo koji nepošteni čin za povoljan posao može zauvijek potkopati povjerenje partnera i pokvariti ugled.
• Znanje o osnovama poslovnog etiketa.

Takva jednostavna pravila kao šalica kave prije početka sastanka, iskreno žele pomoći u sitnicima, sposobnost ispričavanja za pogrešku partnera ili klijenta na pozitivan način i bit će dopušteno da se osjećaju važnim.

Na video ispod, opisan je oko 5 osnovnih pravila poslovne komunikacije.