Voditelj ured: Tko je to i što radi?

U modernom poslovanju, nijedna tvrtka koja ima ured ne može učiniti bez posla upravitelja ureda. Ovaj položaj uključuje administraciju i upravljanje tijekom rada Ureda organizacije.

Tko je to?

U biti, upravitelj ureda je Informativne i smjernice u kojima se svi radnici tvrtke konvergiraju i rješavaju. Učiniti između glave i podređenih, obavještava redovne zaposlenike o dokumentima potpisanim od strane voditelja dokumenata, u interakciji s klijentima Društva, kontrolira korespondenciju, prati zdravlje tvrtke i pruža ured Ureda, obavlja izravni direktor i njegov zamjenik.

Uredski upravitelj – zaposlenik koji cijeli ured za punopravni tijek rada. Opis struke pomoći će bolje razumjeti suštinu posla.

Prema klasifikatoru radničkih profesija i radnih mjesta, profesija upravitelja ureda i njegove dužnosti značajno se razlikuju od struke tajnika. Uredski upravitelj, prije svega, Organizator uredskog prostora, upravitelj i administrator u jednoj osobi. Zanimanje tajnika podrazumijeva njegovo podnošenje određenoj osobi (ravnatelj, zamjenik ravnatelja, vrhunskih menadžera) i provode samo svoje poslove.

Službene dužnosti Tajništva uključuju: vođenje rasporeda glave, njezinu korespondenciju, izvedbu posebnih uputa. Tajnik posjećuje samo poslove svog izravnog nadzornika i ne miješa u poslove.

Voditelj ureda kontrolira svu trenutnu rad ured, uglavnom ovog dokumenta. Pazite na neprekinuto Uredska oprema, Pruža zaposlenicima tvrtke konfekcija, U vremenu dovodi do pozornosti zaposlenika naloga, naloga i najava na uredu, objavljen od strane glave, Uzima dolazne telefonske pozive, Ako je potrebno, dovodi do kalendara sastanaka i direktora putovanja. U tom slučaju, slobodno radno mjesto naziva se “uredski upravitelj s tajnicama”.

Odgovornosti i funkcije u poduzeću

Budući da rad uredskog vodiča uključuje organizacijske, informativne i administrativne akcija, njezine poslovne odgovornosti uključuju određene funkcionalne zadatke. To je zapošljavanje i suština djelovanja voditelju poslovnice, koji bi trebao:

• Pripremite uredski posao na novi radni dan: Provjerite ispravnost telefona, računala i uredske opreme, prisutnost potrošni (papir ispunjen s tintom za pisač)+
• Kontrola, slijedite čistoće u poslovnim prostorom, poštivanje sanitarnih standarda (puna rasvjete, ventilacije, temperature unutarnja temperatura), provjerite rad split sustava+
• kupiti tiskanice i na vrijeme pružiti im uredskih radnika+
• red za pitku vodu, Deterdženti, toaletni papir, salvete+
• Kontroliraj trenutnu upravljanje dokumentima: Priprema potrebne dokumente, izvješća, radni materijali neophodni za punu rad Ureda, riješiti ostale radne trenutke i zadatke+
• Dnevni provoditi kontrolu rada vozača i kurira+
• Prema uputama u glavu, Voditelj ureda bavi se raspodjelom odgovornosti među zaposlenicima, stavlja zadatak pred njima, obavještava potrebne informacije o svojoj pažnje, određuje njihovu razinu odgovornosti, analizira učinkovitost dobivenog rezultata+
• Računati i izraditi procjenu mjesečnih financijskih troškova Na održavanju ureda kontrolira njegovo izvršenje+
• Vodite karticu radnog vremena, Broj dana i sati razrađen od strane svakog zaposlenika u okviru kalendarskog mjeseca, na vrijeme za prijenos tabela na računovodstveni odjel za obračun plaće+
• Kontrolno usklađenost s disciplinom rada: O činjeničnoj deseminaciji, ranoj brizi s posla, bogovima radnika da obavijeste upravu tvrtke, održavaju računovodstvene povrede i nesukladnosti s kodom oblačenja+
• Organizirati sastanke, registrirati i pomoći posjetiteljima u rješavanju njihovih pitanja.

Glavne kompetencije upravitelja ureda uključuju pripremu i održavanje pregovora, sastanaka, sastanaka:

• Mora pripremiti sve potrebne materijale, pružiti nastup događajima svih zainteresiranih strana, voditi zapisnik sastanka+
• provoditi korespondenciju s kupcima i partnerima tvrtke, Napravite mailing materijale+
• Rad s dolaznim i odlaznim uredima, Registrirajte ga za slanje+
• pružiti pomoć i pomoć zaposlenicima u rješavanju sukoba i kontroverznih situacija+
• Koordinirati rad ureda Po završetku radnog dana, provjerite uredsku opremu, rasvjetu, split-sustave, klimatizaciju za njihovo isključenje od napajanja+
• U nekim slučajevima, upravitelj ureda je odgovoran za pretraživanje i zapošljavanje novih zaposlenika (postavlja informacije o potrebnim slobodnim radnim mjestima, pregledavanje sažetka, obavlja preliminarni odabir podnositelja zahtjeva, provodi intervju)+
• u pisanom obliku ili putem telefona obavještava potencijalne kupce O trošku roba i usluga prema cjeniku+
• Savjetuje se o mjestu odjela tvrtke, njihove funkcije+
• vodi bazu kupaca Poduzeća+
• Obavlja poslove održavanja na licu mjesta, Stavljanje oglašavanja o robi i uslugama, narudžbe suvenirni proizvodi, tiskanje, distribuira informativne materijale.

Zahtjevi i kvaliteta

Da biste preuzeli ured upravitelja ureda, kandidat mora imati ključne vještine potrebne za ispunjenje ovog posla, kao i posjedovanje određenih osobnih i profesionalnih kvaliteta.

Osobni

Osobne kvalitete osobe su biološke i društvene komponente koje čine njegov identitet. Biološke komponente Čovjek dobiva od prirode, roditelja i predaka u obliku određenog skupa gena. Socijalna komponenta – Ovo je društvena okolina u kojoj je osoba odrastala i podigla.

Obje ove komponente čine karakter i osobnost, naglašavajući pojedince s određenim kvalitetama, i dobrim i negativnim. Sakupljajući sve značajke osobnosti osobe, možete dobiti objektivan pouzdan psihološki portret.

Te značajke uključuju takve osobine kao što su:

• poštenje+
• upornost u postizanju cilja+
• pozornost+
• Samodisciplina+
• Odgovornost i organizacija+
• Marljivost, kultivies+
• Unutarnje plemstvo+
• objektivnost+
• Komunikacija, uljudnost, prijateljski stav prema osobama+
• sklop, svrhovitost, pažljivost, točnost+
• Neopastan, sposobnost rješavanja kontroverznih situacija između zaposlenika, optimizma i pozitivnih u svemu+
• Riječka, inteligencija, pomoć+
• Aktivnost, ambicioznost.

Za svaku pojedinačnu osobnost, psihološko i emocionalno obrazovanje čovjeka, njegove nasljednosti, društveno okruženje u kojem je narastao.

Ured uprave ureda ne odgovara osobi s eksplozivnim brzim karakterom, slabo prilagođenim u društvenom okruženju, nezakonitom i vychnyju.

Negativne kvalitete osobnosti mogu se pripisati:

• Nedostatak, nepažnja+
• depresivan pogled na život, nedostatak optimizma+
• Nemogućnost okupljanja u vremenu s mislima i dosljedno riješiti zadatke+
• Agresivna priroda+
• Nagnut na tračeve i intrige.

Poslovanje

Čovjekove poslovne kvalitete – to je njegova sposobnost da obavlja određene radne zadatke i funkcije.

Najvažnije od njih su dostupnost uspješnog iskustva i razine obrazovanja, kao i osobne i poslovne kvalitete osobe koja je blisko isprepletena jedni s drugima.

Za poslovne kvalitete možete prosuditi koliko će se podnositelj zahtjeva učinkovit moći organizirati svoj tijek rada, kako će mu kvalitativno obavljati radne dužnosti povjerene. Uspješno upravljati Ured, podnositelj zahtjeva mora imati, osim znanja i vještina, definiranih poslovnih kvaliteta, na koje uključuju:

• Obrazovanje, razina kvalifikacije+
• radno iskustvo+
• Brzo učenje, prilagodba u novim uvjetima+
• zahtjevan za sebe i drugo+
• Sposobnost rada u uvjetima višezadaćnosti, u isto vrijeme riješi nekoliko pitanja odjednom+
• Analitičko razmišljanje, sposobnost fleksibilnog i nestandardnog razmišljanja, čine ispravne zaključke, sažeti+
• Poslovno hvatanje+
• vještina vođenja+
• Spremnost za rad prekovremenog rada+
• Oratorijske sposobnosti, diplomatičnost i sposobnost uvjerenja+
• Vještine poslovne komunikacije.

Profesionalni

Stručni osobine osobe su ukupnost osobnih i poslovnih kvaliteta, plus sve vještine koje je uspio kupnju tijekom svoje karijere. U svojoj profesionalnoj aktivnosti, voditeljica ureda treba:

• Uživajte određena znanja, vještina i sposobnosti u području upravljanje ured+
• profesionalno primijeniti svoje znanje i vještine u praksi+
• biti u mogućnosti da rade s dokumentima, Znati principe organizacije za upravljanje dokumentima, pravila za formiranje arhive+
• biti sigurni korisnik računala i druge uredske opreme+
• temeljito znati proces za upravljanje dokumentima, rad s dolazne i odlazne pošte, znati pravila za registraciju, u vrijeme donijeti rezoluciju glave do strukturnih jedinica, u skladu s uvjetima izvršenja od strane djelatnika tvrtke isprava pitao ih poslati odlazne korespondencije putem pošte ili kurir+
• imaju administrativne sposobnosti za upravljanje+
• Biti u mogućnosti da brzo ispisati, Znaju načela i pravila za sastavljanje jednog ili drugih dokumenata (narudžbe, narudžbe, upute, uredbe)+
• odmah raspolagati korisnim znanjem (Kontakti hitne službe, elektrike, vodovod, usluge dostave večere)+
• Znaju strane jezike (ne uvijek), iako je u nekim tvrtkama znanje o određenom stranom jeziku glavni uvjet za kandidata, i ovaj slučaj, upravitelj ureda treba slobodno govoriti, čitati i pisati na stranom jeziku+
• moći govoriti kompetentne i pisati, izraziti svoje misli s dobrim književnim jezikom+
• vlastiti vještine poslovnog etiketa.

Obrazovanje i napredna obuka

Nijedna od viših obrazovnih ustanova ne uči upravitelja profesije. Kompletna obuka i primanje diplome ili potvrde o strukovnom osposobljavanju u proračunu ili privatnim centrima za obuku, fakultetima.

Profesija upravitelja ureda je vrlo u potražnji, može se savladati na naprednim tečajevima osposobljavanja, s drugim osnovnim obrazovanjem. Svaki poslodavac ima svoje zahtjeve kandidata za tu poziciju.

U velikim tvrtkama, u pravilu, u ovom položaju žele vidjeti stručnjaka samo s visokim obrazovanjem, Mala poduzeća mogu poduzeti na ovaj post zaposlenika s sekundarnim ili sekundarnim posebnim obrazovanjem.

Glavna stvar je da bilo koji poslodavac posvećuje pozornost Iskustvo u ovom položaju, Razina stručnosti s računalom, poznavanje uredske opreme i mogućnost rada na njemu, Poznavanje temelja uredskog rada i arhiva, Poznavanje stranih jezika.

Što pisati u životopisu?

Kompetentno stvoriti životopis i dobiti željeni položaj, trebate Detaljno, ali iskreno navedite sve informacije o sebi: Osobne, profesionalne, poslovne kvalitete, iskustvo u takvom postu, obrazovanju.

Prilikom izrade sažetka, morate uzeti u obzir specifične zahtjeve poslodavca navedenog u najavi slobodnog radnog mjesta. Budite sigurni da navedite svrhu dobivanja posla – to može biti određeni post ili popis postova za podnositelja zahtjeva.

Razina očekivanih plaća će razumjeti poslodavca da on može ponuditi i što kandidat tvrdi.

Nemojte davati lažne informacije o radnom iskustvu, obrazovanju – Sve se to može lako provjeriti, u ovom slučaju upražnjeno mjesto za podnositelja zahtjeva bit će nedostupan, on će jednostavno odbiti.

Dostupnost fotografija – pozitivan trenutak za kandidata, Poslodavac bi trebao znati čiji se životopis razmatra. Upravitelj ureda – lice tvrtke, a poslodavac nije ravnodušan koji će ga zastupati.

Budite sigurni da navedite razinu vašeg obrazovanja, često poslodavca za ovaj položajPrihvatiti Stručnjak s višim ekonomskim, pravnim, psihološkim ili filološkim obrazovanjem.

Sažetak se mora odraziti nekoliko prethodnih radnih mjesta, uzrocima otpuštanja, kontakata ljudi koji mogu nazvati i pitati o iskustvu i osobnim karakteristikama kandidata. Preporučljivo je pisati o vašem bračnom statusu, hobijima i hobijima.

Takve će informacije biti korisne za poslodavca.

Sastavljanjem sažetka, držite se njegove strukture:

• osobne informacije – Naziv, dob, kontakte+
• Osobni – dio se smatra obveznim za dizajn, ali je bolje ispuniti ga+
• Osnovne vještine i vještine – Navedite što vlastiti uredski programi, navedite sve napredne tečajeve obuke, seminare, treninge, druge dodatne obuke koje ste prošli+
• radno iskustvo – navedite sve svoje prakse, stažiranje, dovršene projekte, volonterske programe, u kronološkom poretku, navedite poduzeća u kojoj ste radili prije, obrazovanje i treninzi (odražavaju sve obrazovne programe i upute koji su završili)+
• preporuke – U ovom odjeljku navedite imena i kontakte onih koji vam mogu preporučiti novom poslodavcu, da vam odgovorimo pozitivno.

Sažetak treba posvetiti jasno i sažeto, ne bi trebalo biti dodatne informacije u njemu.

Ako podnositelj zahtjeva tvrdi u ured upravitelja ureda bez radnog iskustva, bit će bolje da ne odražava ovaj odjeljak uopće u sažetku. Nema potrebe pokazati poslodavcu nedostatak znanja i vještina. U ovom slučaju, bolje je opisati vaše osobne i poslovne kvalitete, kakva je vrsta obrazovanja glavna i dodatna (seminari, treninzi).

Opišite sebe kao vrijednu, usavršenu, izvršnu, brzo obučenu osobu. Nemojte podcjenjivati ​​svoje talente i sposobnosti, nemojte se držati nastavlja se s nepotrebnim informacijama.

Kao iskustvo, moguće je ukazati na proizvodne prakse, praksu pred-diplome, vještine organiziranja određenih događaja, sudjelovanje u olimpijadama, konferencijama, natjecanjima, sve vrste testiranja. Ako imate bilo kakvih postignuća i uspjeha koji su izravno povezani s budućim radom, svakako prezentirajte ove informacije u sažetku.