Tajnik zanimanje

U uredu gotovo bilo koje moderne tvrtke, tajnik zauzima posebno mjesto. Ovo je stručnjak za održavanje naloga i učinkovitosti organizacije. U biti, to je posrednik između glave, zaposlenika, partnera i kupaca. Dobiti ovaj položaj je obično jednostavno – nije uvijek potrebno visoko obrazovanje i opsežno iskustvo. I izgraditi dobru zanimljivu karijeru u budućnosti, možete, ako radite dužnosti kvalitativno i odgovorno.

Povijest struke

Spomenut će se zanimanje tajnika u danima drevnog Rima. Prema povjesničarima, takvi su radnici zaposlili patricije i žurno ili samo bogati građani zemlje. Tajnici su radili muškarce s nižim imanjama koje imaju dobro obrazovanje. U to vrijeme, obveze takvih zaposlenika bile su radionica, korespondencije i često financije, pa čak i tajne poslodavca.

U Rusiji se tajnik pojavio 1720. godine. Zahvaljujući Petru I. Strug je predstavljen strogim zahtjevima – prisustvo obrazovanja, dobro poznavanje zakona, razumijevanje svih suptilnosti i specifičnosti. Položaj osobnog tajnika postao je tražen od 1840. g. – Mnogi menadžeri različitih poduzeća često su trebali osobni asistent.

Zahtjevi za profesiju bili su visoki, jer je uređaj za takav rad potreban posebne vještine. Tada su se počeli pojavljivati ​​prvi tajnički tečajevi.

Moderna profesija tajnika često je prijem i organizacijski rad u uredu – pomoć ne samo glavi, već kolegama i posjetiteljima. Danas se tajnik smatra licem osobom, a na njegovu ili njezinu izgled posjetitelji sudi na solidnost cijelog poduzeća. Danas se ova profesija smatra pretežno ženskim zbog svoje specifičnosti. Tijekom razvoja struke formirano je nekoliko smjerova tajništva ovis o specijalizaciji.

• Uredski tajnik (upravitelj ureda). Dužnosti su distribucija telefonskih poziva, sastanak gostiju, ispunjavajući upute vodstva i osiguravanje stabilnog funkcioniranja ureda (naručivanje tiskanice, vode itd.). Za mjesto službenik zaposlenik ne zahtijeva posebno obrazovanje. U stepenicama za karijeru, ova pozicija često počinje.

• Sekretar refefer. Položaj je sličan radu upravitelja ureda, ali odgovornije i komplicirane. Ovdje će dužnosti biti priprema projektnih odluka, uređivanje dokumenata, sastavljanje tekstova za rukovoditelje glave na raznim događajima, kao i djelomičnu kontrolu rada djelatnika organizacije. Dobivanje ovog posta zahtijeva posebno obrazovanje (tečajevi, centar za obuku).

• Voditelj osobnog asistenta. Ovaj post se smatra časnim. Ovaj pomoćnik treba uspostaviti odnose s priručnikom i stvoriti atmosferu povjerenja. Da bi se ispunili dužnosti, poznavanje specifičnosti struke, temeljima uredski rad, otpornost na stres i samopouzdanja. Rad u pravilu, je riješiti organizacijske i administrativne poslove.

Osim ovih zanimanja, postoji nekoliko specijalizacija s uskim specifičnosti.

• Dostava. Radnik koji sistematizira dokumentaciju sastavlja račune, bilježi dolazni i odlazni dopisivanje, stvara arhivu.
• Tajnik-prevoditelj. Osim glavnih dužnosti, bit će potrebno posjedovati stranog jezika na visokoj razini. sudjeluje zaposlenih u pregovorima sa stranim partnerima.
• Pravosudna tajnica. Zaposlenik služi na sudu, provjerava izgled ljudi na sastanke, vodi protokol o saslušanju je pravosudne akte i obavlja razne uputama suca.
• Tehnički tajnik. Da bi ispunila dužnosti, potrebno je posjedovati “slijepu” metodu tiskanja, odgovoriti na telefonske pozive i biti u mogućnosti raditi s uredskom opremom.

Dodatne karakteristične značajke moderne profesije su:

• Poslovna korespondencija+
• Visoka brzina ispisa “slijepa” metoda – bez gledanja na tipkovnicu i korištenje svih 10 prstiju+
• Sposobnost uživanja u različitim uredskim uredskim opremom+
• Sposobnost sistematiziranja dokumentacije (dopisivanje, arhiva).

Kompletan popis potrebnih vještina tajnika obično se formira ovisno o strukturi poduzeća i zahtjevima glave.

Prednosti i nedostatci

Prednosti struke mogu se nazvati sljedeće:

• Nema fizičkog napora+
• Moguće je dobiti važne komunikacijske vještine i uspostaviti korisne veze+
• Nema potrebe da se specijalitet dobijem posao+
• rad u ugodnim uvjetima+
• U nekim slučajevima, moguće je za osobnu uporabu za korištenje uredske uredske opreme (kopirnik, skeniranje)+
• Ponekad možete kombinirati studij i raditi.

Kao iu bilo kojoj drugoj profesiji, položaj tajnika ima svoje nedostatke:

• Trajna lokacija u vodstvu+
• Dnevno besprijekoran izgled (posebno važan u velikim tvrtkama)+
• Pojednostavljene zadatke i rutinski rad (često tipični za male organizacije)+
• Rad je često povezan sa stresom+
• obavljanje osobnih zadataka šefova koji nisu povezani s radom+
• rijetko imaju priliku za samospoznaju+
• Način rada može biti ne-neadena.

Razvojna perspektiva za tajnika često ostaje. Neki menadžeri ne žuri da izgube dobrog zaposlenika i prevodite ga na drugi položaj. Drugi u odnosu na odgovorne, vrijedne i profesionalne radnike pokazuju razumijevanje i često se podižu.

Opis posla

Dokument koji je namijenjen za reguliranje prava i obveza zaposlenika – opis posla, jednako je važan za tajnika i za vodstvo. Ona sadrži prava i obveze obiju strana u sporazumu o radu, što ga omogućuje korištenje kao alat za učinkovitu koordinaciju proizvodnih procesa.

Unified oblik uputa ne postoji, tako da se može sastaviti pomoću gotovog uzorka ili razviti vlastiti dokument. Prilikom izrade dokumenta, važno je uzeti u obzir da u svakoj tvrtki tajnici obavljaju različite funkcije, unatoč ujedinjenom glavnom radu.

Upute za posao treba biti sastavljene u skladu s profesorom i uključuju sljedeće glavne odjeljke.

• Opće odredbe.
• Funkcije.
• Službene dužnosti.
• Prava.
• Odgovornost.

Osim glavnih odgovornosti, dodatne funkcije dopuštaju imenovanje specijalizacije. Dakle, upute izdavača, tehničkog tajnika, vojnog ili znanstvenog tajnika će sadržavati slične osnovne tajničke funkcije, ali se razlikuju u specijaliziranim dužnostima koje će morati odrediti u dokumentu.

Odgovornosti

U klasičnom razumijevanju, sljedeće funkcije uključuju glavne ujedinjene dužnosti tajnika:

• Pruža administrativne aktivnosti glave+
• Wides poslovanje koje odgovara pozivima i porukama e-pošte+
• prihvaća i preraspodjeljuje korespondenciju, priprema i šalje odgovore na primljena slova+
• proizvodi prikupljanje i obradu potrebnu za voditelja informacija, osigurava rad ureda+
• Uzima dokumente od zaposlenika za daljnji prijenos na vodilicu potpisa i poznanika+
• Uključeni u pripremu sastanaka, sastanaka i konferencija, vodi svoje protokole+
• Kupuje tiskarstvo i druge proizvode potrebne za osiguranje neprekidnog života Ureda+
• rješava organizacijske zadatke za primanje zaposlenika i posjetitelja+
• obavlja drugi rad koji se odnosi na položaj.

Osim toga, to može biti dužnosti:

• Kontrola izvršenja narudžbi i naloga+
• Skeniranje i kopiranje dokumentacije+
• Otkazati ili prijenos rokova+
• Karte za rezervaciju i hotelske sobe+
• Kompilacija izvješća o putničkim troškovima+
• Priprema pića i poslastica za goste.

U širokom smislu riječi, tajnik čini ogroman rad na stvaranju i promicanju pozitivne ugledu i održavanju slike tvrtke.

Osobne kvalitete

Tajnik na poslu često često komunicira s različitim ljudima, tako da dobar tehničar treba ispuniti sljedeće uvjete:

• urednost+
• točnost+
• Goodwill+
• kultura govora+
• Komunikacija+
• Nema štetnih navika.

Budući da je tajnik “lice” tvrtke, integralni kriterij je ugodan izgled zaposlenika. Ovdje je važno napomenuti da govorimo o osjećaju stila i dostupnosti okusa, a ne o izgledu modela. Često, žene postaju tajnici, jer se vjeruje da su oni osebujniji fleksibilnosti, otpornosti na stres i sposobnost stvaranja ugodne atmosfere u uredu.

Odgovornost

Specifičnost tajničkog rada je redovito pomoći lideru u poslu. Iz tog razloga, takve profesionalne kvalitete su iznimno važne:

• odgovornost+
• točnost+
• pozornost+
• Izvođenje+
• učenje+
• Organizacije.

Prisutnost ovih poslovnih kvaliteta omogućit će kompetentnu i jasno izradu dokumentacije i rutinu dana. I sposobnost uspostavljanja kontakta s ljudima osigurat će učinkovitu interakciju između upravljanja, tima i klijenata.

Obrazovanje

Da bi se dobio rad na mjestu tajnika, često nije potrebno imati visoko obrazovanje, prilično je prikladno za izvršene specijalizirane tečajeve. Nelisses će biti znanje stečeno u području psihologije, brzine i stenografa. Osnovno znanje o struci tajnika može se dobiti u specijaliziranim koledžima. Takva je obuka dostupna onima koji su diplomirali od 9 ili 11 školskih razreda, te će trajati 1-3 godine, ovisno o postojećem srednjem obrazovanju.

Ako je izbor pao na čvrstu tvrtku, važno je dobiti obrazovanje profila. Na primjer, u Ministarstvu vanjskih poslova u inozemstvu postoji centar za obuku koji vodi pripremu tajnika. Centar predaje studente računalne pismenosti, osnove poslovnog rada, poslovne etike i etikete, engleski. Budući da domaća sveučilišta ne predlažu tajničku obuku, prednost kandidata s diplomama u području filologije, komunikacija, psihologije i drugih sličnih područja. Neke tvrtke pružaju obuku kandidatima koji su spremni zaposliti.

Radno mjesto

Tajnik se može upravljati u čvrstoj organizaciji, u poduzeću malih poduzeća iu javnoj ustanovi, na primjer, u školi ili sveučilištu. Danas su tajnici ili asistenti potrebni gotovo svakim vođom. Položaj tajništva će obuhvatiti različite mitove – neki govore o početku zanimljive karijere od ove profesije, a drugi tvrde da je povećanje praktično nije primljeno.

Zapravo, promicanje ljestvice karijere uvelike ovisi o osobnim kvalitetama. Inicijativa i naporan rad pomoći će da se presele na viši položaj unutar tvrtke, na primjer, prvi pomoćnik upravitelja, a zatim postali upravitelj. Daljnji razvoj u tvrtki bit će već u rukama stručnjaka.

Što srednja plaća?

U početku karijere teško je računati na visoku plaću. Zaposlenici bez iskustva Poslodavci obično nude plaću 15000-20000 rubalja. Ovisno o regiji prebivališta. U većim gradovima, plaće su obično više. Prosječna plaća iskusnog zaposlenika je 30000-45.000 rubalja. U Rusiji. Stručnjaci viših kvalifikacija, na primjer, osobni asistenti menadžera i reference zarađuju 60000-80000 rubalja.

Važno je shvatiti da plaća često ne ovisi samo o položaju, već i od organizacije ili poduzeća u kojem bismo željeli dobiti posao. Dakle, u čvrstoj tvrtki plaće tajnika doseže 300.000 rubalja.