Tko je tajnik upućivanja i što radi?

Položaj tajnika za dugo vremena bio je najpoželjniji za mnoge predstavnike prekrasnog poda. Prije toga, u pravilu, bilo je praktički ništa od takvog zaposlenika, osim atraktivnog izgleda. Međutim, sada se sve promijenilo, ponekad takav zaposlenik je važan dio kolektiva i trebao bi biti spreman za izvođenje raznih funkcija. Kao rezultat toga, to je često visoko napunjeno radom. Koje su te odgovornosti, koji zahtjevi moraju biti u skladu s dobivanjem ponude za posao, čitanje u ovom članku.

Osobine

Profesija “Tajnik” seže u vrijeme drevnog Rima. “Tajnici” bile su pouzdane osobe careva – muškarci koji su imali veliki politički utjecaj. Ova profesija je dobila svoj novi početak tijekom Prvog svjetskog rata, ali je već podrazumijevao ispunjenje potpuno drugih dužnosti. Do našeg vremena, samo odjeci dostignute početno značenje tajnika u obliku takvih postova kao glavnog tajnika i državnog tajnika.

Danas, profesija, tajnik-referement zahtijeva ispunjenje rada u vezi s dokumentima, organizacijom uredskog rada, uredske opreme i drugih funkcija. Važne vještine za tajnik referentske su komunikacije i pažljivosti. Prefiks “referent” znači da će zaposlenik komunicirati s vlastima o različitim radnim slučajevima. Očito, konkurentnost među onima koji žele uzeti ovu poziciju je visoka, osobito u velikim tvrtkama ili tvrtkama. Specifičnosti vještina koje tajnik mora imati, ponekad može ovisiti o području djelovanja poduzeća. Jednostavno rečeno, u tvrtku koja se bavi prodajom opreme, tajnik će morati znati suptilnost ponašanja poslovnih pregovora. Međutim, to uopće nije potrebno za svaku tvrtku pojedinačno.

Velike tvrtke za zapošljavanje tvrde da je ovaj položaj, zajedno s vozačevim postom i drugim sličnim slobodnim radnim mjestima, sugerira veliku količinu prerade s vremenom. Ljudi koji su na tim pozicijama prisiljeni su prilagoditi rasporedu šefova i biti spremni za rad gotovo 24/7. Sada popularnost dobiva “virtualne tajne”, koji ispunjavaju većinu obveza uobičajenog tajnika za te tvrtke koje ne mogu ukloniti ured ili jednostavno ne čine zbog spašavanja sredstava. Zasebno, treba napomenuti važnost izglede tajnika. Tajnik se mora obući u poslovnom stilu, izbjegavati svijetle, izrezane i neprikladne šminke, frizure.

Korištenje parfema s primjetnom aromom nije dobrodošla, ali je dobrodošao skromni, atraktivan izgled.

Opis posla

Ovaj dokument sadrži sve odgovornosti koje se odnose na aktivnosti zaposlenika. Također, uputa za posao sadrži prava zaposlenika i opis zahtjeva za to. Ovaj dokument sadrži informacije i o tome tko će morati zamijeniti zaposlenika tijekom odsutnosti. Također je vrijedno spomenuti činjenicu da, ako je potrebno, upute za posao može se revizija i izmjena. To se može dogoditi u sljedećim slučajevima.

• Promjena odgovornosti tajnika.
• Pojavu promjena u dokumentaciji za organizaciju.
• Pojavu promjena u strukturi organizacije.

Odgovornosti

U nastavku su glavne odgovornosti sekretarice.

• Često osoba koja je u ovom položaju odgovorna je za pružanje uredskog tiskanice. Također mora naručiti proizvode ako je potrebno. Izravna odgovornost tajnika – naručite hladniju vodom i pazite na njegov punilo.
• Sekretar referentna mora primati pozive za glavu i proizvesti svoj “pregled”.
• Također bi trebao organizirati redoslijed primanja posjetitelja.
• Osoba koja je u tom položaju je podređena ravnatelju tvrtke. Dakle, većina izvršenih obveza bit će povezana sa svojim zahtjevima i nalozima.
• Popis odgovornosti uključuje i prijem i slanje primljenih i poslanih dopisivanja, priprema sve potrebne dokumente na zahtjev glavnog ravnatelja, kontrolu dokumenata koje direktor mora potpisati.
• Tajnik također prenosi potrebne informacije od ravnatelja na zaposlenike i naprotiv, po potrebi uzrokuje zaposlenike ravnatelja.
• Ovaj zaposlenik također često komunicira s upravnim i ekonomskim odjelom. Ponekad može koordinirati s osobljem ovog Odjela za ured ured ured zalihe i inventara. Za razliku od gore opisanog prvog stavka, ova stavka nije uvijek propisana u opisima referentnih tajniku.
• Tajnik mora naručiti letove za zrakoplovne i knjige soba u hotelima u slučaju da ravnatelj ili drugi zaposlenici idu na poslovno putovanje.
• U nekim organizacijama, tajnik mora obavijestiti vlasti i / ili druge zaposlenike o nadolazećim proslavama, rođendanima zaposlenika i blagdana. Ponekad se bavi stručnjakom za ljudske resurse.
• Tajnik će svakodnevno pripremiti ravnatelja primanja na početku novog dana – uključuju svjetlo, uredsku opremu (pisač, računalo i tako dalje), pripremiti potrebne dokumente.

Odgovornost

Sekretar referentna mora odgovoriti na protok dokumenata i nema pravo otkriti povjerljive informacije. Takav zaposlenik je odgovoran za očuvanje dokumenata i pravovremeno podnošenje. Tajnik je odgovoran za nepoštivanje dužnosti propisanih službenim uputama,. E. Za neispunjavanje njihovih radnih funkcija, uključujući takve povrede, kao da kasno. Zaposlenik može imati problema ako se pregovara da radi s dokumentacijom.

Odgovornost se nosi za objavljivanje povjerljivih informacija koje se odnosi na kategoriju “komercijalne misterije”. Zaposlenik je zabranjen pokvariti inventar, posebno namještaj koji mu je osigurao ili u vlasništvu tvrtke. Tajnik je odgovoran za netaktičan ili nepristojan stav prema zaposlenicima. Budući da se prijavljuje svim ostalim zaposlenicima gotovo svakodnevno, tajnik mora biti nekonfliktan i diplomatski.

Nedostatak demonstracije ovih kvaliteta može dovesti do otpuštanja tajnika.

Prava

Prije svega, Glavni Referentna ima pravo zahtijevati različite dokumente potrebne za rad u raznim zaposlenika. Tajnik može distribuirati primili telefonske pozive, ovisno o njihovoj važnosti u vlastitom nahođenju. Isto se odnosi i na postupak za prihvaćanje posjetitelja na recepciji. On također može zahtijevati objašnjenje od zaposlenika ako je došlo do Disciplinski prestupi. Tajnik-Spominju također ima pristup dokumentima pod supa „povjerljivo”.

Samo je generalni direktor može odbaciti ili najam takav zaposlenik, a ne glavu ili službi, kao iu drugim slučajevima. Isto vrijedi i za oporavak. Tajnik može podnijeti vodstvom prijedloga za poboljšanje rada s dokumentacijom ili upravljanja metode rada. Isto tako on može optimizirati neke radne procese. Kao i svaki drugi zaposlenik, on ima pravo zahtijevati stvaranje ugodnih uvjeta za rad i može čak i verbalno zahtijevati objašnjenja od zaposlenika koji krše disciplinu rada.

Znanje i vještine

U pravilu, rad tajnika procjenjuje se na temelju njegove izvršne i učinkovitosti. Dakle, druge vještine su sekundarne. Zaposlenik mora biti u mogućnosti komunicirati s ljudima, pregovarati, imati nadležni govor. Mora biti u stanju riješiti različite vrste organizacijskih pitanja, koristiti Microsoft Office Programi – Excel, Power Point, Word i Ostalo.

Obrazovanje

Ne postoji težak uvjet za obrazovanje, kao i primljenu specijalnost. Međutim, obrazovanje mora nužno biti, iako se sekundarna posebna. Diplomirani su diplomanti pravnih fakulteta zbog činjenice da je rad za najveći dio povezan s vođenjem dokumentacije. Poželjno iskustvo od 1 godine. Alternativno iskustvo rada može se smatrati da prođe kroz tečajeve obuke.

Strane tvrtke iz budućeg zaposlenika mogu zahtijevati znanje o stranom jeziku. Tajnik mora biti u mogućnosti kompetentno izraziti svoje misli, pisati i sastaviti dokumente bez gramatičkih pogrešaka.

Često, nastava za posao može sadržavati nepotpun popis prava, dužnosti i zahtjeva na tajniku. To se odnosi na dužnosti – u stvari njihov popis je širi.

Mjesto rada

Potražnja za ovom profesijom je velika. U pravilu, takve aktivnosti su najprikladnije za mlade stručnjake koji su nedavno diplomirali. Ova aktivnost je velika prilika za otkrivanje strukture rada tvrtke. Vjeruje se da u tom položaju možete kupiti dobre vještine budućnosti dobrog menadžera. Budući da je referentna tajnik obavlja širok raspon dužnosti, to je važno i potrebno zaposlenik čak i za najmanje tvrtke.

U zaključku, to je napomenuti da je predložak prema kojemu je tajnik bi trebao biti u mogućnosti kuhati kavu i odgovoriti na telefonske pozive, daleko od istine. Sada je širok spektar stručnjaka.